Auszustellen ist das Zeugnis vom Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann sich dabei durch einen Angestellten oder Arbeiter des Betriebes vertreten lassen. Ein Dritter z. B. ein selbständiger Rechtsanwalt wäre hierzu jedoch nicht berechtigt.

In größeren Betrieben wird das Zeugnis in der Regel vom Geschäftsführer oder dem zuständigen Vorgesetzten sowie dem Personalleiter oder einem Mitarbeiter des Personalbüros ausgestellt und unterschrieben. Das Zeugnis muss von mindestens einer ranghöheren Person unterzeichnet sein. War der Arbeitnehmer

Prokurist, dann muss mindestens ein vertretungsberechtigter Geschäftsführer unterschreiben. Es genügt nicht, wenn der Geschäftsführer namentlich maschinenschriftlich genannt ist, aber ein anderer rangniederer Mitarbeiter unterschreibt z. B. die Chefsekretärin. Das Arbeitszeugnis muss schriftlich erteilt werden. § 630 Satz 3 BGB schließt ausdrücklich die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form (§ 126 a BGB) aus. Das Zeugnis sollte Werbung für den Arbeitgeber sein. Deshalb wird er in den überwiegenden Fällen selbst im eigenen Interesse darauf achten, das Form und Inhalt des Zeugnisses in Ordnung sind. Maßgebend sind die im Geschäftsverkehr üblichen Gebräuche.

Das Zeugnis ist also maschinenschriftlich und auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichem Geschäftspapier zu erstellen. Auf dem Geschäftspapier muss der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar sein. In größeren Unternehmen werden mit Druck oder dem Personalcomputer gesonderte Zeugnisbogen verwandt. So werden nicht unbedingt die Bankverbindung oder sonstige Angaben in das Zeugnispapier hineingeschrieben. Eine saubere Kopie des Geschäftspapiers mit der Originalunterschrift genügt. Der Arbeitgeberwird selbst darauf achten, dass keine Schreibefehler im Zeugnis vorhanden sind. Das Arbeitsgericht Düsseldorf hatte 1986 (NJW 1986, 1281) festgestellt, dass der Arbeitnehmer dann einen Anspruch auf Ausstellung eines neuen fehlerfreien Zeugnisses hat, wenn dieses negative Folgen für ihn nach sich zieht. Praktisch wird sich der Arbeitgeber jedoch einer Korrektur bei Schreibfehlern nicht verschließen. Flecken, Durchstreichungen oder sonstige Korrekturen

muss der Arbeitnehmer allerdings in keinem Fall dulden. Wenn der Arbeitgeber das Zeugnis dem Arbeitnehmer übersendet und es zweimal faltet, um es in einem üblichen Geschäftsbriefumschlag hineinzustecken, dann kann der Arbeitnehmer nur dann ein ungefaltetes Zeugnis verlangen, wenn bei der Kopie des Zeugnisses schwarze Striche durch die Falten entstehen. ‚Üblicherweise wird man aber das Zeugnis ungefaltet eigenhändig übergeben oder in einem DIN-A4 Umschlag mit festem Pappdeckel übersenden.

Entgegen landläufigen Gerüchten enthält § 113 GewO für das Zeugnis eine eindeutige Regelung:

„Den Arbeitgebern ist untersagt, die Zeugnisse mit Merkmalen zu versehen, welche den Zweck haben, den Arbeitnehmer in einer aus dem Wortlauf des Zeugnisses nicht ersichtlichen Weise zu kennzeichnen".

Dieses ist ein allgemeiner Grundsatz im Zeugnisrecht. Dem Arbeitgeber ist deshalb verboten, das Zeugnis mit irgendwelchen Geheimzeichen jedweder Art zu kennzeichnen. Diese können in einer bestimmten Wortwahl liegen oder durch die Verwendung bestimmter Zeichen vielleicht auch durch Ausrufungs- oder Fragezeichen oder durch das teilweise Hervorheben von einzelnen Worten zu diesem Zweck durch Fettschrift.

Unberührt davon bleibt die im Geschäftsverkehr übliche eigene Zeugnissprache. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine klare und eindeutige, nicht missverständliche Formulierung.

Die Zeugnissprache ist deutsch. Auch ein fremdsprachiger Arbeitnehmer erhält ein Zeugnis in deutscher Sprache.

Das Zeugnis wird in der dritten Person Singular geschrieben und nicht etwa in Briefform mit Anrede und mit freundlichen Grüßen. Zwischenzeugnis werden im Präsens (ist) und Endzeugnisse im Imperfekt (war) verfasst.

Zwar ist der Arbeitgeber in der Wortwahl frei. Er kann auch gewisse Schwerpunkte im Zeugnis wählen, durch Betonung und Hervorhebung gewisser Leistungen. In der sprachlichen Form hat er jedoch den nach der Verkehrssitte üblichen Maßstab anzulegen. In aller Regel wird man also das Zeugnis auch in grammatikalisch einwandfreiem Hochdeutsch schreiben.

Dauerarbeitsverhältnis

Ein Zeugnisanspruch entsteht bei einem Dauerarbeitsverhältnis. Eine gewisse längere Beschäftigungsdauer ist daher erforderlich. Maßstab ist dabei, dass der Arbeitnehmer gegenüber einem weiteren Arbeitgeber in der Lage sein muss, seine Beschäftigungszeit lückenlos nachzuweisen. Während es undurchführbar sein dürfte, ein qualifiziertes Zeugnis bereits nach ein paar Wochen zu erteilen, kann sich ein Anspruch auf Ausstellung eines einfachen Zeugnisses zum Nachweis der geleisteten Arbeitszeit ergeben. Der Anspruch auf ein einfaches Zeugnis entsteht schon nach wenigen Beschäftigungstagen. Das LAG Düsseldorf hatte im Jahre 1963 einmal entschieden ( DB 1963, 1260 ), dass sogar nach einer nur zweitägigen Tätigkeit ein qualifiziertes Zeugnis zu erteilen ist. Dieses ist jedoch nicht der Regelfall, da in so kurzer Zeit eine gerechte Beurteilung schwer möglich ist.

Ein Zeugnis wird über die Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses erstellt. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf mehrere Endzeugnisse. Wird z.B. dem Arbeitnehmer im Verlaufe des Arbeitsverhältnisses die Prokura wieder entzogen, so darf der Arbeitgeber Beginn und Ende der Prokuristentätigkeit im Zeugnis angeben. Beginn und Ende sind die tatsächlichen Beschäftigungsdaten. Hat ein Arbeitnehmer z.B. eine Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Quartalsende etwa zum 30.09. und kündigt der Arbeitgeber mit sofortiger Freistellung acht Monate zuvor bei sofortiger Freistellung, muss das Zeugnis bis zum 30.09. erstellt werden. Kurze Unterbrechungen, wie Krankheiten sind nicht in das Zeugnis aufzunehmen. Allerdings sind lange Unterbrechungszeiträume (Wehr- oder Zivildienst, Erziehungsurlaub) dann anzugeben, wenn sie für die Einschätzung der Gesamtbeurteilung erheblich sind.

Persönliche Angaben

Die Person des Arbeitnehmers ist mit Vor- und Nachnamen, gegebenenfalls mit seinem Geburtsnamen genau zu bezeichnen. Das Geburtsdatum und der Geburtsort sind üblich. Im Grundsatz ist hierzu jedoch die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Erworbene Titel sind dem Namen des Arbeitnehmers hinzuzufügen. Männer werden mit Herr angesprochen, Frauen mit Frau, wenn sie nicht ausdrücklich die Bezeichnung Fräulein wünschen.

Tätigkeitsbeschreibung

Je nachdem wie lange der Mitarbeiter qualifizierte oder weniger umfangreiche Arbeiten erledigte, desto umfangreicher oder nicht ist die Tätigkeitsbeschreibung. Der Arbeitnehmer sollte von sich aus bei seiner Karriereplanung darauf achten, dass Tätigkeiten, auf die er zukünftig seinen Schwerpunkt legen möchte, erwähnt sind.

Zu erwähnen wäre:

• Arbeitsplatz
• Funktion
• Verantwortung
• Kompetenzen
• Tätigkeitsschwerpunkte
• Wechsel der Tätigkeiten
• Karriere im Betrieb
• besondere Tätigkeiten

Bereits hier können Bewertungen einfließen, indem der Arbeitgeber „Herzblut" vergießt. Abwerten kann man die Leistungen schon hier, wenn man in der Aufzählung zu den Tätigkeiten eine Vorstandssekretärin erwähnt, dass sie z. B. Briefumschläge öffnete. Auch in der Summierung von unwesentlichem und dem Weglassen von entscheidenden Tätigkeiten (englische Korrespondenz bei international tätigem Konzern) kann abwertend sein.

Ausstellungsdatum

Das Zeugnis enthält grundsätzlich das Datum des Ausstellungstages. Für die Praxis zu empfehlen ist der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses.
Streit kann es darüber geben, wenn der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht eine Korrektur des Arbeitszeugnisses verlangt. Das
Zeugnis ist auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zu erstellen, wenn das Zeugnis wegen formeller oder inhaltlicher Mängel berichtigt werden
muss. Wenn dieses der Fall ist, dann liegt kein Verstoß gegen die Wahrheitspflicht vor. Vielmehr soll verhindert werden, dass ein Dritter
auf den Gedanken kommen kann, aufgrund des Auseinanderfallens von Arbeitsende und Ausstellungsdatum des Arbeitszeugnisses habe eine
Auseinandersetzung zwischen den Vertragsparteien stattgefunden. Schutzbedürftig wird der Arbeitnehmer allerdings dann nicht sein, wenn
er erst längere Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis vom Arbeitgeber verlangt (allerdings ist es auch ohne
Verlangen des Arbeitnehmers Pflicht des Arbeitgebers zum Arbeitsende ein Zeugnis zu erstellen).

Spätestens nach Ablauf der Kündigungsfrist oder bei tatsächlichem Arbeitsende z. B. bei einer Freistellung entsteht der Anspruch auf ein
Endzeugnis. Dieses gilt auch dann, wenn die Parteien vor dem Arbeitsgericht über die Wirksamkeit der Kündigung prozessieren.

Ein Zeugnis kann noch nach dem Arbeitsverhältnis verlangt werden. Ein qualifiziertes Zeugnis ist jedoch nur dann zu erteilen, wenn der
Arbeitgeber trotz des zeitlichen Abstandes zwischen dem Arbeitsende noch in der Lage ist die Leistung und Führung des Arbeitnehmers zu
beurteilen. In Tarifverträgen kann eine kurze Ausschlussfrist für die Erteilung des Zeugnisses geregelt sein.

Unterschrift

Das Zeugnis muss eigenhändig mit einer Originalunterschrift versehen sein. Dabei ist die Stellung des Unterzeichners im Betrieb (Geschäftsführer) oder sein Vertretungsverhältnis (ppa. oder i.V.) anzugeben.

Holschuld

Wie bei den anderen Arbeitspapieren muss der Arbeitnehmer das Zeugnis beim Arbeitgeber abholen (Holschuld § 269 Abs. 2 BGB). Wenn der Arbeitgeber allerdings nicht rechtzeitig bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Zeugnis erstellt hat, so muss er dieses auf seine Kosten und seine Gefahr dem Arbeitnehmer zuschicken.