Bei der Formulierung des Zeugnisses sind zwei Grundsätze zu beachten:

• Das Zeugnis muss wahr sein.
• Der Arbeitgeber hat das Zeugnis mit Wohlwollen zu erstellen.

Sinn ist es zum einen, dass der zukünftige Arbeitgeber einen Eindruck von den Leistungen des Mitarbeiters erhält. Der Mitarbeiter darf aber
zum andern nicht in seinem beruflichen Fortkommen behindert werden.

Ein wollwollend formuliertes Zeugnis kann in der Bewertung negativer sein, als der unkundige Leser es vermutet:

Ãœbersteigerte Positivbewertung

Es ergibt sich eine andere Notenskala, als dieses von Schulzeugnissen üblich ist. In einem ganz groben Raster gemessen könnte man sagen, dass die nach Schulnoten vermutete Benotung etwa eine Note unter den Bezeichnungen der Schulzeugnisse liegt:

• zufrieden = ausreichend
• voll zufrieden= befriedigend
• stets voll zufrieden= gut

Aus dieser Notenskala ergibt sich, dass die bessere Leistung immer mit einem Zeitfaktor versehen wird. Das Zeugnis ist über die gesamte Zeitdauer des Beschäftigungsverhältnisses zu erstellen. Fehlt diese zeitliche Angabe, dann schließt der fachkundige Leser, dass die Leistung nicht während der Gesamtzeit den beschriebenen Anforderungen entsprochen hat.

Die üblichen aufwertenden zeitbezogenen Worte sind:

stets, immer, jederzeit, in jeder Hinsicht, während der gesamten Beschäftigungsdauer.

Abwertend sind die folgenden Beurteilungen:

zeitweise, teils, im wesentlichen, im großen und ganzen

Ferner kennzeichnet die Leistung das beschreibende Eigenschaftswort, also die volle Zufriedenheit. Wenngleich durch Germanisten zu Recht darauf verwiesen wird, dass z. B. ein Glas nur voll sein kann nicht aber vollst, so hat sich dieser Begriff im Zeugnis durchgesetzt. Aus dem Vorerwähnten ist jedoch klar, wenn ein Zeugnis eines langjährigen Mitarbeiters nur sehr kurz gefasst ist und die Gesamtbeurteilung die vollste Zufriedenheit erhält, das Zeugnis eben doch schlecht sein kann und alles darauf hindeutet, dass der Arbeitnehmer unbedingt das vollste als Auszeichnung erhalten wollte.

Selbstverständliche Bewertung

Unwichtiges wird besonders hervorgehoben:

• alle Tätigkeiten pflichtbewusst erfüllt
• alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt

Doppelbödige Bewertung

mehrdeutige Formulierungen

Negationsbewertung

• die Verneinung des Gegenteils, Verneinung negativer Begriffe
• nicht unwesentlich
• tadellos

Passive Bewertung

Zu beachten ist auch die Verwendung von aktiven Begriffen.

• Er erledigte anstatt
• Er hatte zu erledigen
• Er beschäftigte sich mit anstatt
• Er wurde mit ... beschäftigt

Kurzbewertung

Betont knappe Formulierungen. Insbesondere, wenn ein langjähriger Mitarbeiter ein „seelenloses“ Zeugnis erhält, mit kurzen, nach der Notenskala aber guten oder sehr guten Bewertungen. Dann kann etwas nicht stimmen.

Einschränkende Bewertung

Aussagen werden inhaltlich oder zeitlich eingeschränkt.

"In Fachkreisen gilt er als kompetenter Kenner der Materie"

bedeutet:

Der Mitarbeiter war irgendwo, aber nicht im Betrieb anerkannt.

Verdrehte Bewertung

Unwichtiges wird vor Wichtigem genannt. Berühmtes Beispiel ist beim Sozialverhalten den Mitarbeiter vor dem Vorgesetzten aufzuführen.

Keine Bewertung

Leerstellen, bei denen man Aussagen erwartet:

• Bei Kassierern gehören Aussagen zur Ehrlichkeit dazu.
• Bei leitenden oder außertariflichen Mitarbeitern mit unterstellten Arbeitnehmern gehören unbedingt Aussagen zu den Führungsleistungen dazu.
• Bei Berufskraftfahrern müssen Angaben zur Zuverlässigkeit enthalten sein.

Man spricht hier von einem „beredten Schweigen“.

Gesamtbeurteilung der Leistung

Bei der Leistungsbeurteilung kommt es in der Gesamtbeurteilung zu den nachfolgenden Formulierungen, denen Schulnoten zugeordnet werden können:

Ein gutes Arbeitszeugnis erkennt man im Leistungsbereich oft daran, dass in besonderem Maße auf den Arbeitserfolg verwiesen wird. Hier wird der Arbeitgeber die besonderen Leistungen des Arbeitnehmers individuell auf seinen Betrieb bezogen würdigen (durch seine sorgfältige und überzeugende Arbeitsweise hat er zu einer wesentlichen Steigerung des Jahresumsatzes beigetragen).

Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass er im Grundsatz außerdienstliche Tätigkeiten im Zeugnis nicht erwähnen darf. Straftaten sind nur dann für das Arbeitsverhältnis wichtig, wenn sie irgendeiner Weise mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen (unbefugtes Benutzen eines Dienstfahrzeuges zu einer Privatfahrt im fahruntüchtigen Zustand). Bei einem Verdacht auf eine strafbare Handlung darf der Arbeitgeber ohnehin derartiges nicht im Zeugnis äußern.

Angaben zu den gesundheitlichen Umständen des Arbeitnehmers sind in das Zeugnis nicht aufzunehmen. Schon gar nicht können
krankheitsbedingte Fehlzeiten zu einer schlechteren Beurteilung führen. Lediglich im Ausnahmefall sind Angaben vorstellbar, wenn das Arbeitsverhältnis grundsätzlich beeinflusst wird.

Die Mitgliedschaft im Betriebsrat oder sonstige Betätigungen in der Gewerkschaft dürfen in das Zeugnis nur dann aufgenommen werden,
wenn der Arbeitnehmer dieses ausdrücklich wünscht. Es dürfen auch keine Formulierungen verwendet werden, die Rückschlüsse auf
derartige Tätigkeiten erlauben.

Auch beim qualifizierten Zeugnis ist der Grund und die Art der Beendigung nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen. Bei
der betriebsbedingten Kündigung kann der betriebsbedingte Grund einmal darin liegen, dass der Arbeitgeber den Betrieb so umstrukturiert
hat, dass gerade der Arbeitsplatz des entsprechenden Arbeitnehmers entfällt. Es kann aber auch ein Grund vorgelegen haben, der aufgrund
der begrenzten finanziellen Mittel eine Weiterbeschäftigung nicht mehr ermöglicht. Je nach dem, kann der betriebsbedingte Grund einen
negativen oder positiven Rückschluss auf den Arbeitnehmer ermöglichen.

Bei den Schlussformulierungen spricht üblicherweise der Arbeitgeber den Dank und das Bedauern an seinen Mitarbeiter aus und wünscht
ihm für den weiteren Berufs- oder Lebensweg Erfolg. Diese Dankesund Bedauernsformeln sind nicht notwendiger Bestandteil des Zeugnisses. In der Praxis haben sich jedoch auch hier Benotungen eingebürgert. Es besteht zwar in der juristischen Literatur keine Einigkeit, ob der Arbeitnehmer eine Schlussfloskel verlangen kann. Jedenfalls ist eine gute oder weniger gute Schlussformulierung nach allgemeiner Meinung nicht vom Gericht korrigierbar. Allerdings wird das Fehlen einer Schlussfloskel zumindest bei einem langjährigen Mitarbeiter von einem künftigen Arbeitgeber oft negativ ausgelegt. Der Arbeitgeber darf bei Aufnahme einer Schlussformel sich jedoch nicht durch die Art der Formulierung bei dem Mitarbeiter „rächen“, wenn er zuvor, ggf. nach einem Arbeitsgerichtsprozess negative Bewertungen unterlassen hat oder unterlassen musste.

Ein Zeugnis zu beurteilen, heißt zwischen den Zeilen zu lesen

Bei den Angaben zur persönlichen Führung wird der fachkundige Zeugnisleser sehr aufmerksam die Formulierungen beachten müssen. Auch bei arbeitsvertragswidrigem Verhalten ist es wegen der Verpflichtung zum Wohlwollen grundsätzlich nicht zulässig den Vertragsbruch ausdrücklich zu erwähnen.

Man wird aber als Zeugnisleser gewisse Rückschlüsse bei außergewöhnlichen Beendigungstagen ziehen können. Wenn bei einem Mitarbeiter gemäß § 622 Abs. 2 BGB, welcher zwei Jahre im Betrieb war, die Kündigungsfrist einen Monat zum Ende eines Kalendermonates beträgt, dann wird z.B. das Beendigungsdatum 17. Mai daraufhin weisen, dass eine außerordentliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgelegen haben kann. Auch Lücken im Zeugnis lassen eine Beurteilung zu. Einem Kassierer ist ein ehrliches Verhalten zu bescheinigen. Wenn das Zeugnis darüber  schweigt, kann etwas vorgefallen sein.

Bei langjähriger Betriebszugehörigkeit, also bei über zehn Jahren, muss gefragt werden, warum der Mitarbeiter denn jetzt plötzlich wechselt.

Gleiches gilt, wenn der Mitarbeiter langjährig bei renommierten Konzernen arbeitet und sich bei einem vergleichsweise kleinen Zulieferer bewirbt.

Die gefürchteten Geheimaussagen sind in der Praxis selten. Da diese Formulierungen zumindest im Ansatz bekannt sind, setzt sich der Arbeitgeber nur unnötig einer gerichtlichen Zeugnisberichtigungsklage aus. Da sie jedoch gerne gehört und gelesen werden, hier eine Auswahl:

Gesamteindruck

Insgesamt muss das Zeugnis „rund“ und schlüssig sein. Wenn die Einzelbenotungen, z.B. alle sehr gut sind und die Gesamtbeurteilung lediglich ausreichend, dann drängt es sich geradezu auf, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine gute Beurteilung vor Gericht durchsetzen kann. Die einzelnen Beurteilungen müssen sich also mit der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung decken.

Wichtig ist, wer das Zeugnis erstellt hat. So wird man von einem größeren Betrieb die Beachtung der Zeugnisgrundsätze erwarten müssen. Erstellt dagegen ein Handwerksbetrieb (vielleicht sogar noch handschriftlich) ein Zeugnis, bei dem nur einige wenige Mitarbeiter beschäftigt sind, dann kann in einer objektiv nach Zeugnisgrundsätzen schlechten Bewertung dennoch eine gute Beurteilung liegen.